Remote Workshops: Meine Erfahrungen

Die COVID-19 Pandemie hat mich zum Einsiedler gemacht. Home Office seit 9 Wochen und meine Arbeitskollegen sehe ich nur noch in Videokonferenzen. Im Gegensatz zu vielen anderen Berufen absoluter Luxus, auch wenn der Flurfunk nicht mehr vorhanden ist und man nicht mal kurz zum Kollegen kann, um etwas zu besprechen – Luxusprobleme eben. Gleichzeitig ist aber ganz unerwartet auch der Bedarf an Workshops gestiegen: Ideation Workshops, Anforderungsworkshops und auch Design Sprints.

Im ersten Moment scheint die aktuelle Situation gegen die Durchführung solcher Workshops zu sprechen, da man sich dazu normalerweise gemeinsam in einem Raum befindet und eine ganze Menge Post-It’s an die Wand klebt. Gut war, dass ich früher schon mit Realtimeboard gearbeitet hatte, das mittlerweile ja Miro heißt. Darüber hinaus gab es schon über das letzte Jahr hinweg einige Bewegungen, verstärkt Remote Workshops mit Tools, wie Miro oder Mural durchzuführen und hatte nur Gutes dazu gehört. Dennoch war ich erstmal etwas skeptisch, aber sehr offen für die Idee, Workshops darüber durchzuführen.

Um es gleich vorweg zu nehmen: Remote Workshops funktionieren wunderbar. Ich habe mich auch dazu entschieden, Design Sprints zukünftig auch vor Ort ungefähr nach dem Plan durchzuführen (dabei handelt es sich nicht mehr um die typischen vier bzw. fünf Tage, sondern kürzere Workshop-Phasen und mehr vorgelagerte Arbeit zum eigentlichen Workshop), den ich für Remote Design Sprints nutze – so viel besser funktioniert das.

Mein Remote Setup

Mein technisches Setup ist ziemlich rudimentär. Ich benutze ein Macbook Air, eine Magic Mouse, Apple Earpods (nicht Air Pods! Die sind nämlich für die Umwelt eine Schande) und dann noch einen zusätzlichen Bildschirm. Apple bringt hier auch keinerlei Vorteile. Jedes andere Notebook tut’s auch, da sowohl Miro als auch Mural webbasierte Tools sind und auch im Browser laufen. Den zusätzlichen Bildschirm kann ich absolut empfehlen, damit man nicht ständig zwischen Miro und dem Videocall-Tool eures Vertrauens springen muss. Ich habe kleinere Workshops aber teilweise einfach ohne zweiten Bildschirm durchgeführt. Auch das funktioniert sehr gut. Softwareseitig wird Miro als virtuelles Whiteboard und Google Meet für die Videocalls eingesetzt. Wer noch einen Timer fürs Timeboxing benötigt, dem kann ich z.B. TeamTimer von Dark Horse ans Herz legen. Leider nur iOS, aber es gibt auch gute kostenlose Alternativen für Android. Das ist schon alles und damit doch ziemlich übersichtlich. Natürlich wäre ein richtiges Mikrofon noch besser, aber ich komme mit dem Mikrofon an den Earpods eigentlich sehr gut zurecht, nehmen mir keinen Platz auf dem Schreibtisch weg und man kann sie einfach transportieren.

Miro, Mural oder etwas anderes?

Die Frage findet man mittlerweile relativ häufig im Internet. Ehrlich gesagt sind beide praktisch gleich auf. Die Unterschiede in den Funktionalitäten liegen da im Detail und in der Anmutung der Oberfläche. Wir hatten uns für Miro entschieden, weil ich schon Erfahrungen damit gemacht hatte. Parallel zu den eigenen ersten Gehversuchen mit dem Tool wurde an anderen Stellen im Unternehmen auch damit hantiert und somit war die Entscheidung ziemlich einfach.

Theoretisch kann man natürlich auch etwas wie Google Präsentationen nutzen, um einen Design Thinking Workshop durchzuführen. Die wichtigste Eigenschaft der Tools ist ja die kollaborative Zusammenarbeit in Echtzeit. Aber es ist schon definitiv nicht so angenehm, Tools für etwas zu mißbrauchen, für das sie nicht gemacht wurden. Für ganz simple Workshops mag das gehen. Einen Ideation Workshop oder Design Sprint, möchte ich damit nicht durchführen.

Die wichtigsten Tipps

Aufgrund der durchgeführten Workshops, möchte ich hier auch ein paar ganz praktische Tipps teilen:

  1. Zwei Moderatoren sollten es schon sein
    Natürlich kann man die Workshops auch alleine durchführen. Aber einen Partner zu haben, der im Hintergrund das Board sauber halten, Teilnehmern helfen und virtuelle Post-It’s schreiben kann, ist wirklich viel wert. Man ist schon genug damit beschäftigt, allen zu erklären, was zu tun ist und den Dialog aufrecht zu erhalten. Da hilft es ungemein, jemanden mit im Workshop zu haben, der einem unter die Arme greift. Zusätzlicher Bonus: man kann sich die Workshop-Tage aufteilen in der Moderation. So sind die Tage noch etwas weniger anstrengend.
  2. Mikrofone immer stumm schalten
    Das sollte ziemlich logisch sein, aber für die Vollständigkeit: die Teilnehmer sollten ihre Mikrofone immer stumm schalten und nur anschalten, wenn sie etwas sagen wollen. So vermeidet man störende Hintergrundgeräusche und schließt unnötige Gespräche weitestgehend aus.
  3. Elemente auf dem Miro Board sperren
    Frames, Hintergrundelemente und Beschreibungstexte sollte man immer sperren, so dass man sie nicht mehr bearbeiten kann. Es kommt im Workshop ständig vor, dass Teilnehmer zufällig ganze Boards oder Elemente verschieben, wenn diese nicht „gesperrt“ wurden.
  4. Elemente auf dem Miro Board aber erst sperren, wenn man sich sicher ist, das diese für den Workshop fertig vorbereitet sind und nicht mehr verändert werden.
    Wenn man seine Inhalte für einen Workshop vorbereitet, neigt man unter Umständen dazu, Elemente direkt zu sperren, sobald man den Eindruck hat, dass man damit fertig ist. Ich bin aber selbst schon viel zu oft in diese Falle gelaufen. Elemente wirklich erst sperren, wenn man sicher sein kann, dass sich nichts mehr ändert. Ansonsten hat man den Spaß, ständig alle Elemente wieder zu entsperren, zu verändern und wieder zu sperren. Das ganze ist zeitraubend und unnötig.
  5. Vor dem eigentlichen Workshop, Miro in einem kurzen Vorab-Termin erklären und die Zugänge der Teilnehmer testen
    Da die Workshop-Teilnehmer oftmals noch keine Berührung mit einem Tool wie Miro hatten, sollte man auf jeden Fall einen Termin vor dem eigentlichen Workshop dazu ansetzen. Darin kann man dann die notwendigen Funktionen erklären und gleichzeitig abfragen, ob jeder auf das Board kommt und damit keine Probleme hat.
  6. Lieber mehr erklären als zu wenig
    Man darf nicht davon ausgehen, dass einfach erscheinende Dinge auch für Workshop-Teilnehmer klar sind. Die Erwartungen an den Workshop und an die einzelnen Workshop-Teile immer klar definieren und kommunizieren. Außerdem sollte man damit rechnen, dass Aufgaben dann doch anders umgesetzt werden, als diese vorgesehen waren. Beispiele mitzubringen hilft aber dabei, das Ziel einer Aufgabe zu verdeutlichen.
  7. Spontan bleiben
    Ich plane jeden Workshop sehr genau durch – also auf die Minute genau durch. Da sind natürlich auch schon Puffer mit eingebaut, aber von Anfang bis Ende ist alles durchgeplant. Man tut aber gut daran, spontan reagieren zu können, wenn mal doch etwas zeitlich nicht ganz so passt, wie man sich das ursprünglich gedacht hatte. Es kann immer (also auch bei Workshops vor Ort) notwendig sein, Workshop-Teile leicht anzupassen, je nachdem wie sich ein Workshop entwickelt. Locker bleiben, spontan bleiben und auf die Dynamik der Gruppe reagieren.
  8. Mit Nicht-Teilnehmern offen kommunizieren
    Nicht nur für Remote Workshops wichtig: Mit kleineren Gruppen lässt sich ein Workshop besser durchführen. Da kommt es natürlich dazu, dass man nicht alle mit in einen Workshop nehmen kann, die vielleicht gerne teilnehmen würden – entweder, weil sie einfach daran Interesse haben, oder weil es sich vielleicht um ein firmenintern politischew Thema handelt. Kommuniziert ganz offen mit den Personen, die nicht teilnehmen können. Erklärt, wieso es eine beschränkte Anzahl an Workshop-Teilnehmern gibt. Legt offen, was ihr vorhabt, was das Ergebnis des Workshops sein wird und dass alle auch im Nachgang darüber informiert werden, was tatsächlich herausgekommen ist und wie es weitergeht. Man muss das Gefühl vermitteln, dass alle abgeholt werden. Man darf sich aber auch nicht verrückt machen, wenn es dann doch noch Personen gibt, die sich ausgeschlossen fühlen. Ihr seid die Workshopper. Ihr wisst, was ihr tut und ihr bestimmt, wie euer Workshop ablaufen muss, damit am Ende ein gutes Ergebnis herauskommt. Da darf man sich nicht zu sehr reinreden lassen – auch wenn das mitunter gar nicht so leicht ist. Ich spreche da aus Erfahrung.

Keep on Workshopping

Das sind meine „hoch-intelligenten“ (oder eben auch vollkommen offensichtlichen) Tipps, die ich so mitgeben kann. Ich kann jedem nur ans Herz legen, Remote Workshops auszuprobieren, falls noch nicht geschehen. Am Anfang ist das alles etwas ungewohnt. Aber ich habe ziemlich schnell gemerkt, dass man damit weiterhin Workshops ohne Nachteile durchführen kann. Es hat sogar den schönen Nebeneffekt, dass sich Teilnehmer nicht zwischendurch anfangen zu unterhalten und damit alle stören – auch schwierig, wenn man nicht im gleichen Raum sitzt.